CC05-14.20 - Sekretär*in des Institutsdirektors (m/w/d)

02.06.2020Forschung und WissenschaftBerufseinsteiger

Bewerbungsfrist 31.08.2020

Institut für Virologie — CCM

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Unternehmensbeschreibung

Die CharitéUniversitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Stellenbeschreibung

Einsatzgebiet

Das Institut für Virologie der Charité - Universitätsmedizin Berlin (Direktor: Prof. Drosten) hat ca. 70 Mitarbeitende, teils aus dem internationalen Raum. Das Institut widmet sich schwerpunktmäßig der Erforschung von Viren und Viruskrankheiten. Es ist zudem in die Lehre eingebunden und beherbergt zwei Konsiliarlabore (Coronaviren und Hantaviren). Das Sekretariat unterstützt die Arbeiten des Direktors und des gesamten Instituts. Das administrative Team des Instituts besteht derzeit aus zwei Sekretariatskräften und einer wissenschaftlichen Koordinatorin.
Wir bieten viel eigenen Gestaltungsspielraum bei der Arbeitsorganisation, ein internationales Team und nette Arbeitsatmosphäre, eine gut ausgestattete Kaffeeküche, einen ergonomischen Arbeitsplatz und arbeitsmedizinische Versorgung.

Aufgabengebiet

  • Terminmanagement und Reiseorganisation für den Institutsdirektor
  • Bestellmanagement
  • Telefon, Post, Eingangstür
  • Empfang und Versorgung von Gästen
  • Einweisung und Ankunftsmanagement von neuem Personal und internationalen Gastwissenschaftlern
  • Institutsorganisation (Lehre, Laborpläne, Arbeitsmedizinische Untersuchung etc.)
  • Zuarbeit zum Personal- und Projektmanagement

Voraussetzungen

  • Wir suchen eine Person mit hoher Belastbarkeit, großer Selbstständigkeit, ansteckender Fröhlichkeit, nötiger Resolutheit, mit Freude am Arbeiten im Team, Freundlichkeit und Strukturiertheit und jemanden, der auch in stressigen Situationen Ruhe bewahrt.
  • Nötige Erfahrungen:
  • Büro-Organisation
  • Kenntnisse in Office (Word, Excel, Outlook (Rechte vergeben), Office 365)
  • Erfahrung im professionellen Umgang am Telefon
  • Dienstreiseplanung (Reisebeantragung, -buchung, -abrechnung, Hotelbuchung, vor Ort Planung von Reisen ins Ausland)
  • Erfahrung mit Typo 3 (Website)
  • Englisch-Kenntnisse (mittlere Kenntnisse sind Voraussetzung)
  • Kenntnisse im Umgang mit sozialen Medien von Vorteil

Arbeitsbedingungen & Leistungen

Einstellungstermin

01.08.2020

Beschäftigungsdauer

befristet wg. Mutterschutz/Elternzeit (voraussichtl. ca. 31.12.21)

Arbeitszeit

39 Wochenstunden

Vergütung

Egr. 7 gem. TVöD VKA - K Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation und der persönlichen Voraussetzungen. Hier finden Sie unsere Tarifverträge www.charite.de/karriere/

Organisatorisches

Zusatzinformationen

Die CharitéUniversitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.

Datenschutzhinweis

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Kennziffer

CC05-14.20

Bewerbungsfrist

31.08.2020

Bewerbungsanschrift

Charité - Universitätsmedizin Berlin
Institut für Virologie
Dr. Illia Semmler
Charitéplatz 1
10117 Berlin

Ansprechpartner für Nachfragen

Dr. Ilia Semmler
ilia.semmler@charite.de

Arbeiten an der Charité


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