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So.114.22 Assistenz (d/w/m) Vorstand Finanzen und Infrastruktur

20.09.2022Berufserfahrene

Bewerbungsfrist 20.10.2022

GB Finanzen — CCM

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Unternehmensbeschreibung

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Stellenbeschreibung

Einsatzgebiet

Der Vorstandsbereich Finanzen und Infrastruktur vereint die beiden großen Bereiche Finanzen und Infrastruktur mit verschiedenen Geschäftsbereichen und Stabsstellen. Das Vorstandsbüro ist Anlaufpunkt für Belange von internen und externen Kommunikationspartnern. Die hohe Anzahl an unterschiedlichen Themenkomplexen erfordert ein außergewöhnliches Organisationsgeschick und bietet ein sehr interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum. Das Team des Vorstandsbüros Finanzen und Infrastruktur besteht aus 2 Assistenz- und einer Referentenstelle.

Aufgabengebiet

  • Das Aufgabengebiet umfasst im wesentlichen Assistenzaufgaben auf Vorstandsebene, aber auch allgemeine Verwaltungsarbeiten und hat eine wichtige Schnittstellen- und Ansprechpartnerfunktion. Dabei präsentieren Sie intern als auch extern die Charité bei verschiedenen Stakeholdern. Zu den Aufgaben gehören insbesondere das Terminmanagement, die Koordination und Priorisierung von Vorstandsaufträgen, Informationsflüssen sowie die Prüfung von internen und externen Anfragen.
  • Die Aufgaben umfassen im Detail:
  • Sie übernehmen das Terminmanagement und überzeugen durch ein hohes Maß an Flexibilität und Eigenständigkeit für die teils sehr komplexe Koordination von Terminen inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Nachverfolgung dieser
  • Sie arbeiten eigenverantwortlich und koordinieren die Büroorganisation, zum Beispiel bei der Umsetzung von Bestellvorgängen, der Reiseplanung, der Raumbuchung oder der Bewirtung
  • Weiterhin gehören eigenständiges Aufgabenmanagement und Informationsorganisation, Nachhalten aktueller Aufgaben und ihrer Priorisierung sowie die erste Prüfung von Freigaben wie Dienstreise-Anträgen, Nebentätigkeitsanzeigen und Rechnungen zu Ihren Tätigkeiten
  • Sie unterstützen bei bestimmten Projektthemen und der Weiterentwicklung sowie Optimierung von Prozessen
  • Außerdem übernehmen Sie die Büroorganisation für den Chief Digital Officer / die Stabstelle Digitale Transformation
  • Zusammenfassend erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher Verantwortung.

Voraussetzungen

  • Sie sind ein Organisationstalent, zeichnen sich durch Flexibilität aus und haben Spaß am Koordinieren verschiedener Aufgabengebiete. Sie sind motiviert, übernehmen gern die Verantwortung für die Ihnen übertragenen Aufgaben und arbeiten sich in Neues ein. Dabei arbeiten Sie gerne mit Menschen und begegnen Ihnen freundlich und respektvoll.
  • Für uns sind folgende Kenntnisse und Kompetenzen wichtig:
  • Sie bringen eine mehrjährige Erfahrung als Assistenz im komplexen Umfeld auf Vorstands- bzw. Geschäftsleitungsebene mit
  • Sie haben ein hohes Organisations- und Koordinationsvermögen und überzeugen durch eine eigenständige Arbeitsweise und analytisches Denkvermögen
  • Schnelle und effektive Priorisierung von Aufgaben, analytische Zielorientierung sowie sehr gute Problemlösungskompetenz bei großem Zeitdruck sind für sie selbstverständlich
  • Sie besitzen sehr gute Kenntnisse in d MS Office Anwendungen und konnten optimaler Weise bereits Erfahrungen mit Sharepoint sammeln
  • Sie sind offen und stets bereit zur Einarbeitung in neue Aufgabengebiete und der Aneignung neuer Arbeitsweisen
  • Sie beherrschen die deutschen Sprache sicher in Wort und Schrift und besitzen gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Ausgeprägte Sozialkompetenz, sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Freude am Umgang mit Menschen sowie Teamfähigkeit, Serviceorientierung, Loyalität, Flexibilität und hohe Belastbarkeit runden Ihr Profil ab

Arbeitsbedingungen & Leistungen

Einstellungstermin

01.01.2023

Beschäftigungsdauer

unbefristet

Arbeitszeit

39 WoSt.

Vergütung

E9a gem. TVöD VKA - K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation und der persönlichen Voraussetzungen. Hier finden Sie unsere Tarifverträge www.charite.de/karriere/

Organisatorisches

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.

Datenschutzhinweis

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Kennziffer

So.114.22

Bewerbungsfrist

20.10.2022

Bewerbungsanschrift

Bitte senden Sie sämtliche Bewerbungsunterlagen, wie z.B.
Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden usw. unter
Angabe der Kennziffer an folgende E-Mailadresse:

bewerbung@charite.de

Ansprechpartner für Nachfragen

Herrn Ricardo Gräbe

Arbeiten an der Charité


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